Typische Mängel in der Kassenführung: Danach suchen Kassenprüfer

Die Finanzämter bilden flächendeckend spezialisierte Kassenprüfer oder sogenannte Prüfer für „Neue Prüfungstechniken“ aus, die künftig verstärkt in bargeldintensiven Betrieben die steuerliche Kassenführung in Augenschein nehmen sollen. Dabei suchen Sie nach typischen Mängeln, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung infrage zu stellen.

Belegausgabepflicht ‒ zwei Stolpersteine
Seit 1.1.2020 müssen Unternehmer mit elektronischen Kassensystemen für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen und dem Kunden anbieten.
Bei einer Kassen-Nachschau könnten Unternehmern folgende Stolpersteine zum Verhängnis werden:

Falsche Frage: So mancher Unternehmer fragt seine Kunden, ob diese einen Beleg möchten.
Verneinen diese, wird kein Beleg ausgestellt.
Diese Frage können sich Unternehmer eigentlich sparen. Denn in § 146a Abs. 2 AO steht nur, dass eine Ausgabepflicht besteht, jedoch keine Mitnahmepflicht.
Selbst wenn der Kunde den Kopf schüttelt und keinen Beleg möchte, muss dieser dennoch ausgestellt werden.

Keine Nichtbeanstandungsregelung: Viele Unternehmer wenden die Belegausgabepflicht seit 1.1.2020 nicht an, weil doch eine Nichtbeanstandungsregelung bis 30.9.2020 besteht.
Das stimmt so jedoch nicht.
Die Regelung betrifft nur die Aufrüstung der Kasse mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung. Die Belegausgabepflicht ist Stand heute ohne Wenn und Aber seit 1.1.2020 anzuwenden.

Nachweise aufbewahren: Speisekarten & Co.
Gut ausgebildete Kassenprüfer werden sich die Mühe machen, die Gewinnaufschlagssätze für Getränke und Speisen zu kalkulieren. Dazu benötigen die Prüfer alte Speisekarten.
Und diese Speisekarten sind tatsächlich aufbewahrungspflichtig. Zuckt der Unternehmer mit der Schulter und teilt dem Prüfer mit, dass er seine Speisekarten des Prüfungszeitraums längst entsorgt hat, hat der Prüfer zwei Möglichkeiten:

  • Schätzung: Er hakt diesen Punkt ab, stellt keine weiteren Rückfragen mehr und schätzte dem Umsatz und Gewinn bestimmte Beträge hinzu, weil die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung nicht eingehalten wurden.
  • Recherche: Der Prüfer schaut sich das Online-Portal des Unternehmers aus der Vergangenheit an. Das funktioniert über das Onlineportal www.archive.org. Gibt der Prüfer in die waybackmachine die Internetadresse des Restaurants ein, kann es sich den Stand des Online-Portals der letzten Jahre ansehen und nach den verschwundenen Speisekarten suchen, sollten diese online gestellt worden sein.

Beachten Sie: Archivierungspflichtig sind übrigens nicht nur Speisekarten, sondern auch die Bedienungsanleitung für die elektronische Registrierkasse. Kann die Bedienungsanleitung im Rahmen der Prüfung nicht vorgelegt werden, kann das zur steuerlichen Nichtanerkennung der Kassenbuchführung führen.
(Quelle IWW; BBP 29.01.2020)

04.03.2020 Daniela Ossendorf, Steuerberaterin

PS: Sie möchten sich näher informieren? Rufen Sie uns gerne an.
Am 23.03.2020 führen wir ein Mandantenseminar zu diesem aktuellen Thema mit dem Referenten Dipl.-Finanzwirt T. Teutemacher (Steuerfahnder, Fachbuchautor „Handbuch der Kassenführung“ ) durch.